Autónomos y pymes
El libro de visitas es una herramienta con más de 100 años de antigüedad. Es un documento que debían tener todas las empresas, pero que, con el paso del tiempo, se ha dejado de usar. En este post te mostramos por qué y cómo ha variado el libro de visitas de empresa y cómo está regulado en estos momentos.
¿Qué es el libro de visitas de empresa y para qué sirve?
El libro de visitas de empresa es un documento obligatorio para todos los negocios y autónomos. En él, la inspección del estado deja constancia de qué persona ha realizado dicha inspección, a qué cuerpo representa (por ejemplo, inspector de sanidad), las materias que han sido examinadas y las actuaciones realizadas.
Básicamente, el libro de visitas de empresa es un documento necesario para que las distintas personas que realizan la inspección en cada revisión periódica, puedan dejar constancia de su visita y de las medidas tomadas o que deben ser tomadas, si es que las hubiera.
¿Cómo ha evolucionado el libro de visitas?
El libro de visitas de empresa debe comprarse en una librería o papelería y llevarlo a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, donde un inspector de trabajo lo registrará con los datos de la empresa y el centro de trabajo, y sellará cada una de las páginas del libro.
Por ello, tener un libro de visitas de empresa supone una carga administrativa y de gestiones añadidas cuando se constituye. Además, cuando se completa el libro, hay que adquirir uno nuevo y repetir el proceso. El anterior debe guardarse un mínimo de 5 años.
Por estas razones, en 2013 el libro de visitas de empresa experimentó un cambio, pasando del formato físico al digital. Esto hizo que las gestiones relacionadas con el libro de visitas de empresa desaparecieran, ya que pasó a ser competencia de la inspección de trabajo.
¿Cuál es la normativa actual sobre el libro de visitas?
En 2016 el libro de visitas de empresa dejó de ser obligatorio, tanto en formato físico como en digital. Por lo que las nuevas empresas y autónomos ya no tienen la obligación de tenerlo en el centro de trabajo.
Desde entonces, es la inspección la que está obligada a abrir diligencia de la visita que realiza, anotando cualquier actuación del funcionariado, ya sea de manera electrónica o en papel. Esta diligencia se remite a la empresa, que debe conservarla durante 5 años, desde la fecha de expedición, para que esté a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
De la misma manera, los libros de visitas de empresa expedidos antes de la entrada en vigor de esta normativa se deberán conservar al menos 5 años, desde la última diligencia anotada en el libro.
Gracias a los avances tecnológicos, lo que antes era un trámite largo antes de empezar una nueva aventura empresarial, hoy en día ya no es un obstáculo: el libro de visitas de empresa ya no es obligatorio, y es la inspección quien lleva el control de las diligencias abiertas.