Contabilidad para autónomos: obligaciones y recomendaciones

Si en general, a nivel empresarial, ya es un asunto complejo, la contabilidad para autónomos puede suponer una dificultad extra en su desempeño, teniendo en cuenta que, normalmente, su dedicación principal será otra. Sin embargo, se trata de un área esencial en cualquier negocio, por lo que no queda más remedio que intentar entenderla y gestionarla de la mejor manera posible.

En este sentido la simplificación de procesos y tareas es una cuestión de gran relevancia en la contabilidad para autónomos, ya que nunca debe constituir un obstáculo para el desarrollo de los principales trabajos. Ahora bien, para poder facilitar esta sección en un emprendimiento, es necesario tener en cuenta determinados conocimientos y recomendaciones.

Para qué sirve la contabilidad en el caso de los autónomos

En términos generales, la contabilidad para autónomos es un proceso fundamental para conocer el estado económico y financiero de un negocio. Su objetivo es mantener actualizados los libros de registro y hacer frente a los impuestos correspondientes relativos a su actividad; en consecuencia, se trata de tareas que se deben afrontar obligatoriamente, ya que están reguladas por ley.

Conceptos imprescindibles en la contabilidad para autónomos

Independientemente de la utilidad de estos procesos, hay una serie de conceptos que son fundamentales en la contabilidad para autónomos, tanto para entenderla como cuando se trata de ponerla en práctica. Podemos definir los gastos, los ingresos, los impuestos, las declaraciones tributarias y la planificación como los pilares básicos de esta actividad tan relevante en la vida profesional de los emprendedores.

Gastos

Los gastos de cualquier emprendimiento son fundamentales más allá de formar parte de mantener un equilibrio económico y financiero. Y es que tener en cuenta este concepto permite una deducción con respecto a los ingresos a la hora de hacer frente a los impuestos, que nunca está de más para que el importe a abonar se vea reducido.

Ingresos

Los ingresos constituyen un concepto que habitualmente reflejamos a través de las facturas emitidas, un documento que debe quedar registrado escrupulosamente y sin equivocaciones. En ocasiones hay cierta tendencia a confundir este término con el de beneficios, pero la contabilidad para autónomos no engaña: los gastos son el otro elemento clave en esta ecuación y, por desgracia, no podemos dejar de restarlos a la hora de calcular estos beneficios.

Impuestos

Los autónomos y empresarios debemos hacer frente a distintos impuestos, muchos de ellos, como no podía ser de otra forma, relacionados con nuestros ingresos, gastos y beneficios. Tanto el IVA como el IRPF son aspectos clave en el imaginario de cualquier emprendedor como elementos cruciales para mantenerse al día con la Agencia Tributaria.

Declaraciones

En relación con el concepto anterior, los impuestos, debemos tener en cuenta el cauce para gestionarlos adecuadamente. Las declaraciones trimestrales del IVA y la declaración anual de la renta están marcadas en rojo en el calendario de los autónomos y forman parte de su contabilidad como vía para cumplir con la legislación tributaria vigente.

Planificación

La planificación en torno a los cuatro conceptos anteriores es de vital importancia en el día a día de la contabilidad para autónomos. Adelantarse a posibles imprevistos, mantener la capacidad de hacer frente a los impuestos, tener la posibilidad de realizar inversiones y desarrollar actividades que nos permitan generar ingresos es fundamental desde un punto de vista estratégico.

Libros de registro en la contabilidad para autónomos

A nivel práctico, la contabilidad para autónomos se refleja en los libros de registro del negocio, los cuales son de obligado cumplimiento en determinados regímenes. De hecho, aquí reside la importancia de escoger adecuadamente el tipo de régimen en el que te das de alta, porque dependiendo de esto -entre otros factores- deberás presentar unos documentos u otros:

Autónomos en régimen de estimación objetiva

Los autónomos adscritos a este grupo presentan una contabilidad más sencilla que el resto, ya que no existe obligatoriedad de registros a través de libros, si bien es imprescindible mantener las facturas relativas a ingresos y gastos relacionados con su actividad profesional, ya que cabe la posibilidad de que Hacienda pueda demandarlas en algún momento.

Autónomos en régimen de estimación directa normal

Se trata de una situación poco habitual en el caso de los autónomos, ya que comprende a aquellos emprendedores que generen unos ingresos anuales por encima de los 600.000 €, por lo que su contabilidad se asemeja más a la de una empresa que a la de los propios trabajadores por cuenta propia. Veamos en qué consisten sus obligaciones documentales:

• El libro diario refleja todas las operaciones de compra o de venta del autónomo ordenadas cronológicamente.
• El libro de inventarios y cuentas anuales incluye el balance inicial a principio de año, el inventario de cierre a final de año y el balance de sumas y saldos, destinados a registrar los cobros y deudas del autónomo.

Autónomos en régimen de estimación directa simplificada

La contabilidad para autónomos en régimen de estimación directa simplificada presenta menos exigencias que la anterior a nivel documental, lo que no exime de obligaciones a los trabajadores por cuenta propia sujetos a este régimen. Son tres los libros mediante los que este tipo de emprendedores han de justificar sus números:

• Libro de registro de compras y gastos ligados a la actividad en cuestión con las facturas recibidas.
• Libro de registro de ventas e ingresos que comprende las facturas emitidas ordenadas cronológicamente.
• Libro de registro de bienes de inversión, donde rezan aquellos activos adquiridos con una vida útil superior a un año.

Recomendaciones a aplicar en la contabilidad para autónomos

Como ves, la contabilidad para autónomos es un proceso que requiere de atención y de trabajo, no sólo por el cumplimiento de la legislación vigente al respecto, que es primordial, sino también por cuestiones estratégicas y por la buena salud del negocio. No obstante, a menudo se trata de una actividad tediosa y compleja, por lo que nunca está de más seguir las siguientes recomendaciones:

• Mantén un mismo espacio para el control contable de tu negocio, aunque a nivel interno deberás diferenciar y dividir cada uno de los conceptos.
• Permanece al día de las actualizaciones legislativas relativas a tu actividad para garantizar el cumplimiento de todas tus obligaciones.
• Desarrolla informes gráficos a través de estadísticas que te permitan visualizar de forma general el estado de la contabilidad de tu negocio.
• Apuesta por la tecnología para digitalizar tus sistemas contables y simplificar tus procesos para hacerlos más eficientes.
• Ponte en manos de expertos en la materia para obtener asesoramiento acerca de la contabilidad de tu negocio.

Consecuencias de una mala gestión en la contabilidad para autónomos

Está claro que gran parte de la relevancia que tiene la contabilidad para autónomos en los pequeños negocios reside en las regulaciones legales a este respecto. No podemos negar que los errores en determinadas gestiones pueden resultar fatales siempre que Hacienda y la Agencia Tributaria consideran que hay un incumplimiento de cualquier índole.

Por eso, la protección del negocio es uno de los motivos para gestionar adecuadamente la contabilidad en el emprendimiento de un autónomo. No sólo por una cuestión fiscal, sino también por la conveniencia de tener un control sobre los gastos e ingresos de la empresa. En ambos contextos, el seguro de protección jurídica para autónomos de Occident puede resultar de gran ayuda.

FAQs

¿Qué contabilidad tiene que llevar un autónomo?

Aunque esto dependerá del tipo de régimen al que esté adscrito el autónomo, los registros más habituales son el de compras y gastos, el de ventas e ingresos y el de bienes de inversión. En el caso de los autónomos en régimen de estimación directa normal deben contemplar el libro de inventarios y cuentas anuales y el libro diario.

¿Qué autónomos están exentos de llevar contabilidad?

Mientras que los autónomos en régimen de estimación directa normal y los autónomos en régimen de estimación directa simplificada tienen que presentar los registros anteriores, los autónomos en régimen de estimación objetiva no están sujetos a esta obligación, aunque también es necesario que desarrollen tareas contables.

¿Necesitas un contable si eres autónomo?

Aunque no es algo imprescindible, la contabilidad para autónomos tiene cierta complejidad y, al menos en determinadas situaciones, es recomendable contar con el apoyo y asesoramiento de expertos en la materia.