Conoce cómo llevar un control de gastos efectivo en una empresa

Un control de gastos e ingresos es fundamental para una pyme para saber en qué situación financiera se encuentra el negocio. Muchas veces se controlan solamente los ingresos, pero es importante tener en cuenta los gastos para ver beneficios y rentabilidad. En este post te contamos las claves para que lleves el control de gastos como un auténtico profesional.

¿Qué es y para qué sirve el control de gastos e ingresos?

El control de gastos e ingresos es una estrategia financiera que refleja los movimientos de los activos financieros de una empresa. Consiste en identificar, hacer seguimiento y reducir costes para buscar un mejor beneficio y competitividad. 

Hacer un control de los gastos y de los ingresos nos permite saber en qué estado financiero se encuentra el negocio, valorar resultados, encontrar fallos y aspectos mejorables, saber qué recursos tenemos disponibles y mantener toda la actividad económica ordenada.

Para los autónomos es muy importante tener el control de gastos e ingresos porque cada trimestre deben presentar los modelos tributarios. En el caso de las pymes, el control es obligatorio para realizar las cuentas anuales, los libros contables y cumplir con todas las obligaciones administrativas. Además, este control de gastos e ingresos da una visión de futuro para saber a qué se enfrenta el negocio y poder tomar decisiones.

¿Cómo llevar un control de gastos efectivo en una empresa?

Como hemos mencionado anteriormente, llevar el control de gastos es muy importante para saber el estado financiero real de tu empresa. Si bien no puedes evitar gastos, sí puedes seguir los siguientes consejos para llevarlos más controlados:

• Establece un presupuesto. Tiene que ser claro, realista y que refleje lo que puedes gastar en tu negocio. De esta forma, evitarás gastos innecesarios.
• Registra todos los datos. Cada gasto realizado debe ser registrado con detalle guardando todos los documentos relativos a ello, como  tickets, recibos o facturas.
• Analiza los gastos. Cuánto, cómo y dónde se gasta el dinero. Puedes partir desde los gastos más globales a los más específicos.
• Clasifica los gastos. Puedes hacer diferentes categorías según tu negocio (alquileres, nóminas, suministros, extras, etc.) para saber en qué puedes reducir o ampliar gastos.
• Analiza tus gastos de forma periódica. Te permitirá saber patrones y tendencias en tus gastos. Por ejemplo: reducción de gastos en épocas de vacaciones o incrementos de gastos en determinadas épocas del año, etc. 
• Negocia con proveedores. Pueden ofrecerte descuentos o beneficios, negociar mejores precios o condiciones de pago, etc.
• Controla los gastos menores. Muchas veces son innecesarios y pueden evitarse.
• Automatiza tus procesos contables. Ahorrarás tiempo y reducirás la probabilidad de cometer errores. Las herramientas de automatización permiten gestionar el control de gastos de forma más eficiente, rápida y precisa. 

Para llevar un control de gastos efectivo en una empresa puedes seguir todos los consejos que hemos descrito anteriormente. Además, existen diferentes herramientas que son muy útiles para ayudarnos a llevar a cabo este control. 

Herramientas para llevar un control de gastos efectivo

El control de gastos implica llevar un seguimiento tanto de los gastos como de los ingresos para tener una visión global de todos los movimientos de la compañía. Se puede realizar utilizando las siguientes herramientas: 

• Hojas de cálculo. Es la manera más sencilla de hacer el control de ingresos y gastos si el negocio no es muy grande. Es similar a los tradicionales libros contables (columnas, fechas, categorías, cantidades, etc.). Se introduce la información de manera manual y se pueden utilizar macros para automatizar algunos registros y operaciones numéricas.
• Aplicaciones. Son básicamente hojas de cálculo como en el punto anterior, pero con funciones avanzadas y automatizadas donde el usuario solamente tiene que cargar la información. La ventaja de esta herramienta es que muchas veces permite generar informes y reportes. También existen  programas específicos de contabilidad para pymes. 
• Plataformas ERP. Las siglas ERP proceden del término "Enterprise Resource Planning", que significa sistema de planificación de recursos empresariales. El software ERP sirve para hacerse cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Un paquete ERP automatiza los procesos empresariales, aumentando la productividad y reduciendo los costes, es por ello que están considerados como los sistemas más desarrollados, innovadores y completos. Integran contabilidad, operaciones, inventarios, ventas, cobros, compras, finanzas, facturación, informes, etc.

¿Llevas un control de gastos en tu negocio? Ahora ya sabes que es un proceso muy importante para saber el estado financiero de tu empresa y permitirte aumentar tus beneficios. Si aún no lo has hecho... ¡Sigue nuestros consejos y lleva el control de gastos de tu negocio como un profesional!