Autónomos y pymes
¿Alguna vez has escuchado hablar de la factura proforma? Esta factura suele ser bastante habitual cuando la compraventa de productos o servicios se realiza entre dos empresas, es decir, en un entorno B2B. Pero, ¿qué es realmente esta factura? ¿cuándo se puede emitir? Y lo más importante, ¿tiene validez legal y contractual? Te resolvemos estas dudas a lo largo de este post.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma sería como un borrador de una factura. Nos explicamos mejor. Imagina que acabas de pactar la venta de uno de tus productos y quieres hacerle ver al comprador el precio que tendrá que abonar y los impuestos que gravan a este precio. Pues bien, ya que no puedes emitir todavía la factura, ya que la venta no se ha cerrado, tienes que emitir un borrador o una vista previa de cómo quedará esta para que el cliente pueda validarte la venta. No siempre se puede calcular el precio exacto de la transacción, por eso la proforma es una estimación en base a unos supuestos que se indican siempre en la factura.
Su uso suele ser en comercio internacional, no obstante, se puede llevar a cabo siempre que las dos partes estén acostumbradas a trabajar con este tipo de facturas. Si no fuera así, la opción más sencilla es seguir empleando la oferta comercial con presupuesto y desglose de productos o servicios.
Por último, tienes que tener en cuenta que este tipo de facturas solo puede emitirlas el vendedor para informar de sus tarifas al comprador.
Principal diferencia entre factura y factura proforma
La factura “normal” también conocida como factura comercial se diferencia de la proforma básicamente en cuándo se emite. La proforma se realiza antes de que se envíen los productos o servicios a modo informativo, mientras que la comercial se emite una vez se ha realizado la entrega de los productos o del servicio y su objetivo es recaudatorio. Es decir, la proforma no exige un pago ni una relación comercial, mientras que la factura sí que precisa de un pago ya que la transacción ya se ha realizado.
¿Qué debe incluir una factura proforma?
A la hora de realizar una proforma son varios los aspectos que debes tener en cuenta:
- Lo primero y más importante es añadir en el encabezado de la misma que se trata de una factura proforma para evitar, después, problemas legales o de contabilización.
- Una vez aclarado esto, deberás incluir los siguientes conceptos dentro de la factura:
- Fecha de emisión de la factura.
- Tus datos como vendedor al igual que harías en una factura comercial: nombre, CIF y domicilio fiscal.
- Datos del receptor.
- Describir los productos o servicios ofertados con el mayor detalle posible.
- Precio total en el que tendrás que incluir también los impuestos correspondientes.
Además de tener en cuenta todo lo mencionado anteriormente, debes saber que las proformas no llevan número de factura como sí que tienen que llevarlo las facturas comerciales.
Legalidad y vinculación de las proformas
Como has podido ver, las facturas proforma no llevan número de factura, lo que implica que no se registran ¿Qué quiere decir esto? Que carecen de validez legal y que no aparecerán nunca en la contabilidad de tu negocio.
Este tipo de facturas no son un compromiso ni son una oferta vinculante entre vendedor y comprador, son más bien un sustituto a una oferta comercial por lo que si un presupuesto no es vinculante, ¿por qué debería serlo una proforma?