¿Cómo hacer el organigrama de una empresa pequeña?

A la hora de gestionar una empresa pequeña es necesario contar con herramientas que ayuden a los responsables a tomar las mejores decisiones posible. Y en este sentido, el organigrama de empresa es un documento esencial. 

Y tú, ¿sabes de qué se trata y cómo se elabora? A continuación te lo explicamos: lee con atención. 

¿Qué es un organigrama y para qué sirve? 

El organigrama de una empresa es un esquema que representa de forma gráfica, o sea, clara y sencilla, la estructura interna de la organización, sus jerarquías, las competencias de cada una y las relaciones entre ellas una para obtener de un solo vistazo información esencial sobre su funcionamiento. 

Básicamente, en un organigrama se reflejan los siguientes datos: 

• Cómo están divididas las funciones
• Cuáles son niveles de la estructura jerárquica
• Cuáles son líneas de autoridad y responsabilidad 
• Cuáles son canales de comunicación 
• Cómo es estructura de los departamentos 
• Quiénes son los encargados de cada grupo de empleados
• Cómo son las relaciones entre los diferentes puestos y departamentos de la empresa 

De esta forma es posible informar a quien lo observa, por ejemplo nuevos empleados o directores de departamento, sobre las relaciones de trabajo en la organización para que comprendan cómo encajan dentro de la estructura empresarial y a quién deben acudir si desean algo. Lo cual ayuda a tomar mejores decisiones. 

Por otra parte, gracias al organigrama también se pueden reflejar de forma sencilla los cambios internos que se realizan y asegurarse de que los principios de la empresa funcionan de forma eficiente. 

¿Cómo elaborar un organigrama para una empresa pequeña?

Un organigrama, igual que un análisis DAFO y un plan de negocios,  es un documento muy importante para las empresas grandes, pero también para las pequeñas. Por ello es importante que los responsables de las pymes aprendan a elaborarlos siguiendo estos cinco pasos: 

• Define la jerarquía de los puestos: lo primero que debes hacer para diseñar el organigrama de una empresa pequeña es elaborar una lista en la que incluyas todas las áreas que existen dentro de tu organización y los puestos de trabajo que existen en tu organización. 
• Divide a los empleados por funciones o equipos: una vez tengas listadas todas las áreas, agrupa a los empleados por equipos de trabajo según esas áreas y establece quién o quiénes son los responsables de cada una de ellas. 
• Establece la relación que tienen unos equipos con otros: así serás consciente de los nexos que existen entre cada equipo y cada puesto y cuáles son sus responsabilidades. O sea, lo que un puesto necesita de otro y a partir de qué función enlazan. 
• Diseña el organigrama: a continuación podrás pasar al diseño de tu organigrama, plasmando toda la cadena de mando y las funciones de cada área y de sus puestos de trabajo y la forma en que varios departamentos conectan. Para ello comienza desde la posición más alta (o sea, a partir de aquella persona que dirige la organización y que por lo tanto no se reporta a nadie) y sigue para abajo estableciendo niveles o de izquierda a derecha si tu empresa funciona con equipos independientes con mayor participación en la toma de decisiones. 
• Asegúrate de que tu organigrama es sencillo y entendible: ten en cuenta que puedes utilizar colores, formas geométricas, flechas… y todo lo que necesites para tu organigrama, pero este debe ser siempre simple y fácil de comprender. Por lo tanto, antes de dar el visto bueno, pregunta a tus empleados si lo entienden y si creen que se podría mejorar de alguna forma. 

En el caso de las empresas grandes, la elaboración de los organigramas se lleva a cabo de forma prácticamente similar. 

Sin embargo, el proceso en sí será más complejo dado que existen muchas más áreas y muchos más cargos y trabajadores. Por ello en la mayoría de los casos las grandes organizaciones echan mano de softwares o programas especializados, una inversión que no necesitan en empresas más pequeñas.