¿Cuándo y cómo se emiten las facturas recapitulativas?

Una de las opciones que tienen las empresas y los autónomos de agilizar la emisión de facturas es la de elaborar facturas recapitulativas, un tipo de factura que simplifica este proceso y acelera la facturación. Y tú, ¿sabes lo que son las facturas recapitulativas y cómo se hacen? En este post te explicamos todo lo que necesitas saber sobre ellas. ¡Lee con atención! 

¿Qué son las facturas recapitulativas? 

Una factura recapitulativa es aquella que agrupa varias facturas generadas en operaciones de compra y venta que una empresa o un trabajador por cuenta propia ha llevado a cabo con el mismo cliente o proveedor durante un plazo máximo de un mes natural.

Es decir, que en lugar de tener que emitirlas una a una, la factura recapitulativa permite que una empresa o un autónomo agrupe en una sola todas las facturas pertenecientes a un cliente o proveedor que se han generado a lo largo de un mes como máximo. Esto agiliza su facturación y agiliza los procesos administrativos de la empresa. 

Es importante no confundir la factura recapitulativa con la factura recurrente, que es aquella que enviamos a un cliente que realiza un pago regular. En este caso la factura recurrente es siempre por el mismo importe y se envía de forma regular cada cierto periodo de tiempo que puede ser superior al mes. 

¿A qué documentos sustituye la factura recapitulativa? 

Las facturas recapitulativas pueden sustituir, por una parte, a un grupo de facturas ordinarias emitidas a clientes nacionales o emitidas a clientes extranjeros; y por otro, a los tiques de caja. 

Sin embargo, para los tiques de caja existen ciertos requisitos: 

• La suma total de todos los tiques no puede ser superior a 3.000 euros
• Solo pueden referirse a los siguientes conceptos: ventas al por menor, ambulancias, ventas a domicilio, transporte de viajeros y equipaje, hostelería, discotecas y salas de baile, tarjetas y cabinas telefónicas, salones de belleza y peluquería, instalaciones deportivas, estudios de fotografía, parkings, videoclubs y similares, lavandería y tintorería y autopistas de peaje. 

¿Cómo se emiten las facturas recapitulativas? 

Para poder emitir una factura recapitulativa es esencial que esta cumpla los requisitos legales y tenga validez fiscal. Por lo tanto lo primero que debes hacer si deseas emitir una de estas facturas es: 

• Anular las facturas incluidas en la factura recapitulativa y anexarlas en ella para que puedan contabilizar los importes. Recuerda que debes guardar las facturas al menos 5 años, ya que Hacienda te las podría solicitar. 
• Incluir los mismos datos que se incluyen en las facturas normales. 

Estos datos son los siguientes: 

• Número y serie de la factura
• Fecha de la factura
• Datos de la empresa que emite la factura y de su destinatario: nombre, nombre comercial, nombre de la entidad o nombre y apellidos si es una persona física; domicilio, NIF o CIF
• Concepto de la factura
• Tipo o tipos de IVA que se aplican 
• Retención del IRPF que se aplica
• Pagos anticipados que no coinciden con la fecha de emisión de la factura, si los hubiera
• Cualquier otra mención necesaria, por ejemplo: si el objeto pasivo del impuesto es el destinatario (inversión de sujeto pasivo); medios de transporte nuevos…

¿Cuándo se emiten las facturas recapitulativas? 

Como hemos comentado, las facturas recapitulativas pueden hacerse cuando una empresa efectúa varias operaciones de compra o venta con el mismo cliente o proveedor en el mismo mes. Por lo tanto la fecha de emisión de una factura recapitulativa será: 

• El último día del mes que está resumiendo
• La de la última factura emitida, si la última operación se produce antes de acabar el mes

Además es importante tener en cuenta que, si el cliente es un empresario o profesional, el plazo para expedir la factura recapitulativa se extenderá hasta el día 16 del mes siguiente.