¿Sabes cómo hacer una factura proforma?

Si eres empresario o autónomo seguro que ha llegado el momento de plantearte cómo hacer una factura proforma. Es algo muy habitual que se hace para que el cliente pueda conocer los detalles del precio de los productos o servicios que va adquirir, sobre todo, cuando realizamos un presupuesto. Antes de que cometas algún error a la hora de realizar o entregar una factura proforma, infórmate en este artículo en qué casos es recomendable su uso y lo que debes tener en cuenta al respecto. Te explicamos paso a paso cómo puedes realizar este tipo de facturas.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura de borrador que no tiene ninguna validez fiscal o contable y no va enumerada. Se trata de un documento que se entrega al cliente de manera provisional y con una finalidad informativa para que pueda comprobar cómo será la factura ordinaria y definitiva.

En una factura proforma se describen los detalles de la operación comercial, sin que ello tenga que suponer un compromiso de compraventa. Por tanto, en ella se incluyen el precio del producto o servicio, los impuestos añadidos y las condiciones de la transacción.

En el caso de que ambas partes estén de acuerdo en realizar la transacción comercial, debe pasarse de la factura proforma a la factura ordinaria, que es la que tiene validez, por ejemplo, ante Hacienda.

¿Qué usos tiene una factura proforma?

Lo más habitual es realizar una factura proforma una vez que hemos presentado un presupuesto a un cliente y queremos mostrar el precio con los impuestos y los costes incluidos de los productos o servicios ofrecidos antes de que estos se lleguen a adquirir. Así, el empresario o vendedor tendrá que emitir una factura con las mismas condiciones que la proforma y suministrar los bienes o servicios al precio especificado.

Hay otras situaciones por las que puede ser útil entregar una factura proforma:

• Cuando un cliente ha hecho un pedido pero aún no ha realizado ningún pago
• Para acceder a un préstamo o una financiación
• Para adjuntar en planes de viabilidad a la hora de desarrollar proyectos que necesiten demostrar su rentabilidad
• En algunos procesos empresariales en los que haya que hacer un pago previo, por ejemplo, para comenzar la fabricación de un producto
• Para la solicitud de subvenciones ante la Administración Pública
• Para acreditar los gastos que puede tener un negocio antes de ponerlo en marcha y, de este modo, acceder al pago único de la prestación por desempleo.

Pasos para realizar una factura proforma

En una factura proforma se describe la operación de compraventa que se espera realizar al igual que lo haría una factura ordinaria cuando dicha operación se fuera a efectuar.

Son requisitos imprescindibles que una factura proforma cuente con la siguiente información:

• Incluir como título “factura proforma”
• Fecha de emisión
• Datos de la empresa que la emite: nombre de la empresa, NIF, datos de contacto, domicilio, razón social y datos de identificación del vendedor 
• Mismos datos del cliente potencial
• Descripción de los productos o servicios que se desean adquirir, precio por unidad, número de unidades y su precio total (se tienen que incluir los gastos de transporte y costes adicionales)
• Impuestos aplicables diferenciando la base imponible (precio total sin impuestos) de los impuestos que corresponda (como el IVA o el IRPF) y su porcentaje

Existen programas que te ayudan a generar una factura proforma mediante plantillas prediseñadas. No obstante, puedes hacerlas por ti mismo en un Excel o Word siguiendo los pasos que te hemos indicado.