Inventario: qué es y cómo hacerlo de la forma más óptima

El inventario es un aspecto crítico del éxito de cualquier empresa. No sólo proporciona un registro detallado de los activos, pasivos y deudas de una empresa. También desempeña un papel vital en la determinación de la solvencia de la misma y en la optimización de los recursos logísticos. En este artículo, nos sumergiremos en el mundo del inventario: qué es, por qué toda empresa debe llevarlo y, lo que es más importante, cómo llevarlo de la forma más óptima posible. Te proporcionaremos consejos y trucos para que la realización del inventario sea un proceso eficiente y sin complicaciones. 

¿Qué es un inventario?

Se conoce como inventario un registro detallado y valorado de todas las posesiones, obligaciones y deudas de una empresa en un momento dado. Es decir, es una lista de todos los productos, componentes y materias primas que una empresa tiene previsto utilizar para las operaciones de fabricación y venta. 

Puede incluir tanto activos tangibles, como bienes, intangibles, derechos y deudas. Desde el punto de vista contable, el inventario se considera un activo circulante. Es esencial mantenerlo organizado y actualizado.

• Tanto las empresas tradicionales como las empresas online, necesitan disponer de un sistema eficaz de gestión de inventarios. 
• Este sistema ayuda a organizar, optimizar y reducir los costes logísticos, al tiempo que mejora la solvencia. Controla, desde qué entra en la empresa hasta qué se vende al cliente, todas las materias primas y productos. 
• Haciendo inventario regularmente, se pueden detectar y rectificar las discrepancias, y las empresas pueden evitar pérdidas o daños a su reputación.

A la hora de hacer inventario, es beneficioso planificarlo con antelación. El recuento físico de todos los artículos de la tienda y su comparación con los registros de inventario para identificar diferencias se conoce como recuento de inventario. Mediante este proceso, las empresas pueden seguir siendo competitivas y tener éxito.

¿Por qué toda empresa debe hacer inventario?

Para tomar decisiones de forma informada

En el panorama empresarial actual, es esencial que cualquier organización vigile de cerca sus activos. Manteniendo regularmente un registro actualizado de recursos, pasivos y obligaciones, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre operaciones, asuntos fiscales y logística. 

Además, tener una visión global de su inventario puede ayudar a las empresas a descubrir áreas en las que pueden ser más eficientes y reducir gastos.

Una de las principales razones por las que es importante llevar un registro del inventario es para garantizar la exactitud de los informes financieros. 

Mantener los estados financieros al día

Actualizando sus registros con frecuencia, las empresas pueden asegurarse de que sus estados financieros reflejan con exactitud su situación actual. Esto es especialmente crítico para las empresas que cotizan en bolsa, ya que los datos inexactos pueden tener repercusiones legales y monetarias. 

Por tanto, vigilar el inventario no sólo es lo correcto, sino también un requisito legal para determinadas empresas.

Evitar problemas de stock

Las revisiones frecuentes del inventario también pueden ayudar a las empresas a evitar la falta y el exceso de existencias. Al conocer sus niveles de suministro, las empresas pueden evitar quedarse sin existencias, lo que puede provocar pérdidas de ventas y clientes descontentos. 

Por otro lado, tener demasiado inventario puede inmovilizar recursos y generar gastos innecesarios. Haciendo inventario con regularidad, las empresas pueden asegurarse de que sus existencias se gestionan adecuadamente y de que disponen de la cantidad exacta de artículos en todo momento.

Identificar robos, fraudes o incidencias

Por último, hacer inventario puede ayudar a las organizaciones a identificar y evitar robos y fraudes. Comparando sus registros con su inventario físico, las empresas pueden detectar cualquier discrepancia e investigar posibles robos o fraudes. Esto no sólo ayuda a las empresas a evitar pérdidas, sino que también envía el mensaje de que no se tolerará ninguna actividad delictiva. 

Además, realizar comprobaciones periódicas del inventario puede ayudar a las empresas a reconocer cualquier punto débil en sus sistemas de seguridad y a tomar las medidas necesarias para rectificarlo.

Cómo crear un inventario en Excel

Hoy en día, es esencial poder hacer un seguimiento de tu inventario para seguir siendo rentable y eficiente. Excel es una herramienta muy práctica que te permite crear y gestionar fácilmente una lista de inventario, hacer un seguimiento de tus compras y ventas, y obtener una visión general del rendimiento financiero de tu negocio. A continuación, te explicamos el paso a paso para crear un inventario en Excel:

• Crea una tabla para tus productos. El primer paso es crear una tabla en Excel para tus productos. Esta tabla debe incluir columnas para los números de artículo, nombres, costes, cantidades y cualquier otra información relevante.
• Añadir números de artículo. A continuación, haz clic en la celda A2 y escribe el número de artículo del producto (por ejemplo, 123456) y pulsa Intro.
• Añadir Nombres de Artículo. A continuación, haz clic en la celda B2 y escribe el nombre oficial del producto.
• Determinar el Coste de los Artículos. Cuando hayas añadido todos tus productos a la lista de inventario, podrás determinar el coste de cada artículo. Esto es esencial para hacer un seguimiento del coste de las compras pasadas y predecir el coste de las compras futuras.

En conclusión, la gestión del inventario es un aspecto fundamental para el éxito de cualquier empresa. Manteniendo un inventario detallado y preciso, las empresas pueden optimizar sus recursos logísticos, reducir costes y mejorar su solvencia. 

FAQS

¿Qué tipos de inventarios existen?

Los inventarios pueden dividirse en varios tipos. Según la logística se dividen en inventario anticipatorio o predictivo, inventario de materiales, inventario de procesos. En otras categorías estarían los inventarios físicos e intangibles, las materias primas, el inventario de trabajos en curso, el inventario de cuarentena, etc.

¿Se puede hacer gestión de inventarios con programas?

Sí, existen varios programas de gestión de inventarios, tanto gratuitos como de pago. Algunos ejemplos son: Holded, Odoo Inventory, Factusol, ABC Inventory o RightControl Lite.

¿Qué permite hacer Excel?

Microsoft Excel es un potente programa de hojas de cálculo que utilizan millones de personas en todo el mundo para crear, editar y almacenar datos. Excel permite a los usuarios realizar cálculos, crear gráficos, gestionar grandes cantidades de datos y organizar la información.