¿Qué son los gastos de representación? ¿Cómo deducirlos?

Los gastos de una empresa deben estar bien definidos, ya que eso asegura el correcto funcionamiento del negocio y tomar mejores decisiones. Una de estas partidas son los gastos de representación, que muchas veces se confunden con los gastos de viaje. A veces es difícil diferenciarlos, porque persiguen objetivos similares. Pero es importante tener claro qué son los gastos de representación para saber cómo deducirlos correctamente. Te lo explicamos a continuación.

¿Qué son los gastos de representación?

Los gastos de representación tienen como finalidad captar nuevos compradores o proveedores y mejorar la relación que tiene una empresa con sus clientes. Todo ello tiene un simple objetivo: obtener un beneficio comercial a corto, medio o largo plazo. 

El propósito de los gastos de representación tienen un objetivo meramente comercial: persigue el objetivo que la empresa mejore sus relaciones con personas que son activos de la misma. 

Ejemplos de gastos de representación

Veamos varios ejemplos para entender el concepto. Existe una gran cantidad de elementos que pueden catalogarse como gastos de representación para una empresa, veamos los que suelen ser los más habituales:

• Pagar el alojamiento en un hotel de un cliente.
• Cursos de formación para los empleados de la empresa.
• Regalos de empresa, ya sea para clientes o para trabajadores.
• Invitaciones a eventos culturales y/o deportivos.
• Invitar a clientes a una comida o una cena, para reforzar una relación o comenzar una nueva.

Diferencia con los gastos de viaje

Es muy común y habitual confundir los gastos de representación con los gastos de viaje de una empresa. Los desembolsos de viaje son aquellos que un trabajador puede tener por el desplazamiento a otra ciudad por motivos laborales, así como la pernocta y las dietas. 

Se puede confundir una dieta si un trabajador de la empresa come con un cliente. En este caso, al invitar al cliente a una comida, el gasto sería de representación, ya que se utiliza la comida como motivo de reforzar la relación de la empresa con el cliente.

¿Cuándo y cómo se deducen los gastos de representación?

Los gastos de representación son deducibles, pero para ello se deben cumplir ciertos requisitos que dicta la Agencia Tributaria:

• Los gastos de representación deben quedar justificados a través de una factura legal.
• El trabajador autónomo debe estar dado de alta en el régimen de estimación directa, no en el de módulos.
• Los gastos de representación deben quedar registrados en los libros de contabilidad del autónomo.

Cumpliendo estos sencillos requisitos, es posible introducir los gastos de representación en el modelo 130 que se presenta a Hacienda de manera trimestral.

Estos gastos se deben contabilizar en el grupo 6 del Plan General de Contabilidad de la empresa (compras y gastos de la actividad), más concretamente en el subgrupo 62, que nos deja dos opciones:

• Cuenta 627 de gastos en publicidad y relaciones públicas.
• Cuenta 629 de gastos de otro tipo de servicios.

Así pues, los gastos de representación son aquellos que utiliza una empresa para reforzar la relación con clientes y con trabajadores o para comenzar una nueva relación laboral. El objetivo es meramente comercial, con el propósito de conseguir un beneficio en el futuro.