Cómo calcular el coste de un trabajador

Para llevar a cabo toda la carga de trabajo que implica sacar adelante una empresa, tarde o temprano, recurrimos a la contratación de empleados. Ante este escenario, es frecuente que a los empresarios les surjan dudas acerca de cómo calcular el coste del trabajador. Y es que es evidente que en esta ecuación hay que considerar algo más que el salario.

Por eso hoy te explicamos cómo calcular el coste de un trabajador para una empresa; de este modo, podrás tomar una buena decisión al respecto. Para empezar, la Seguridad Social percibe una serie de partidas de la nómina en bruto, tanto por parte de la empresa como del empleado, para poder cubrir el desempleo, las contingencias comunes, la formación o la prevención de accidentes laborales.

Por su parte, la Agencia Tributaria percibe también un porcentaje del salario bruto a través del IRPF. Por tanto, para calcular el coste del trabajador no hay que tener en cuenta solo el sueldo neto que este vaya a percibir, sino también todo lo que hay que aportar para sus seguros sociales.

Calcular el coste de un trabajador: desglose de nómina

Para saber cuánto hay que pagar por un trabajador, hay que tener en cuenta el siguiente desglose:

• Sueldo bruto: la base salarial mínima viene determinada por el Convenio Colectivo al que pertenece la empresa o por contrato individual. Este salario base depende del tiempo que se trabaje y la categoría profesional a la que el trabajador pertenezca, siendo el mínimo el salario mínimo interprofesional.
• Cotizaciones a la Seguridad Social: vendrán determinadas por los coeficientes de cotización que explicaremos más adelante.
• Gastos indirectos: como las pagas extras, el pago de los seguros, los gastos de formación, etc. Éstos dependen del tipo de servicios que cubra el trabajador y las funciones que desarrolle.

Seguramente hayas escuchado que lo que paga una empresa a la Seguridad Social por cada trabajador es aproximadamente el 30 % de su salario bruto. Y es que en las cotizaciones sociales que hemos comentado se incluyen las siguientes partidas:

• Contingencias comunes: la jubilación, las enfermedades o, por ejemplo, baja por maternidad: 28,30% del salario bruto del trabajador (23,60% a cargo de la empresa y 4,70% a cargo del empleado).
• Formación: 0,60% la organización y 0,10% el trabajador.
• Desempleo: 5,50% en contratos indefinidos y 6,7% en contratos de duración determinada (el trabajador afronta un 1,55% y un 1,60% respectivamente).
• Fondo de Garantía Salarial: 0,20% exclusivamente por parte del empleador.
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: cuyo porcentaje varía en función de sus grupos de cotización y de la categoría profesional.

Por su parte, el trabajador también deberá descontar de su salario bruto lo que cotiza a la Seguridad Social por su propia cuenta. En este caso, también hablamos de contingencias comunes, desempleo o formación, pero, como hemos visto, los porcentajes son mucho menores. Además, también se le retiene el IRPF, cuyo porcentaje depende de los ingresos del trabajador y de otros factores.

Calcular el coste de un trabajador teniendo en cuenta otros gastos

Además de calcular el coste del trabajador con base en las retenciones, es conveniente tener en cuenta otros gastos que rodean al proceso de contratar, como los materiales y equipos que utilizarán los nuevos empleados, los gastos invertidos en su reclutamiento, la sustitución de su mano de obra durante sus vacaciones y la posibilidad de un despido improcedente en un momento determinado, entre otros ejemplos.

¿Entonces cuál es el coste real de un trabajador?

Teniendo en cuenta todo lo anterior, para calcular el coste de un trabajador, haz lo siguiente:

• Resta al salario bruto las deducciones que corresponde pagar al trabajador.
• A esa cantidad, añade la suma de las cotizaciones a la Seguridad Social que tienes que pagar por el trabajador y los gastos indirectos (como los seguros o las pagas extras).

El resultado de este cálculo será el coste total que tengas que asumir por tener al trabajador en tu empresa cada mes. Si echas un vistazo a tus ingresos, ¿consideras que te resultaría rentable?

Calcular el coste de un trabajador teniendo en cuenta su seguridad

Además de estos costes por la Seguridad Social, para calcular el coste del trabajador la empresa también tendrá que tener en cuenta los gastos que supondrán la contratación de los distintos seguros, como por ejemplo los seguros de accidentes para empleados, seguros de accidentes para convenios colectivos, etc. En función del tipo de puesto laboral que se trate y del sector de la empresa, es fundamental contar con un buen seguro para proteger tanto al trabajador como a la propia empresa frente a posibles imprevistos o accidentes laborales.

Post publicado originalmente el 17 de noviembre de 2021, actualizado el 23 de mayo de 2025.